Jednym z najistotniejszych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Oznacza to, że każdy pracodawca niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności oraz liczby zatrudnionych zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika akta osobowe.
Akta osobowe powinny składać się z 3 części:
– część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie ( np. świadectwo pracy z poprzedniej firmy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe)
– część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika ( np. kopia umowy o pracę, orzeczenia lekarskie związane z badaniami w zakresie BHP)
– część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia ( np. wypowiedzenie, kopia wydanego świadectwa pracy)
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma również istotne znaczenie praktyczne, gdyż pozwala ustalić konkretne uprawnienia pracownicze danej osoby, np. na podstawie świadectwa pracy (lub świadectw pracy) z poprzednich miejsc pracy określa się uprawnienia urlopowe pracownika u danego pracodawcy.
Pracodawca nie może zapominać o chronologicznym ułożeniu dokumentów w poszczególnych częściach akt oraz ich numeracji. Dodatkowo w każdej części powinien znajdować się pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Nie ulega wątpliwości, że akta są prowadzone odrębnie dla każdego z pracowników.
Pracodawca powinien założyć teczkę osobową dla pracownika niezwłocznie po nawiązaniu stosunku pracy.
Brak realizacji tego obowiązku bądź niekompletność akt osobowych może skutkować nałożeniem kary grzywny na pracodawcę. Takie wykroczenie przeciwko prawom pracownika jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6KP).
Okres przechowywania akt osobowych wynosi 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy. Po upływie obowiązującego okresu przechowywania, dokumentacja ta podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji z jej uznaniem za materiały archiwalne.
Dopóki pracodawca prowadzi działalność, może samodzielnie przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W przypadku jednak postawienia w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości, zobowiązany jest wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania.