Zgodnie z art. 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do 28 lutego 2017 r. płatnicy są obowiązani przekazać PIT-11, czyli imienne informacje o dochodach i pobranych zaliczkach za 2016 r. zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu właściwemu dla podatnika.
Pracodawca wypełniający PIT-11 musi uwzględnić w nim wszystkie dochody pracownika. Należy pamiętać zwłaszcza o różnego rodzaju nieodpłatnych świadczeniach, np. abonamentach medycznych, sportowych. Płatnicy powinni wypełnić PIT-11 na aktualnej wersji dokumentów tj. 23. Firmy mają niejednokrotnie wątpliwości, który z identyfikatorów wpisać: NIP czy PESEL. Dla pracownika, który jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą, czyli jest przedsiębiorcą nr identyfikacyjnym będzie NIP, dla pozostałych PESEL.
Pracodawca ma kilka możliwości przekazania pracownikowi informacji PIT-11. Może zrobić to osobiście, przesłać za pośrednictwem poczty lub za pośrednictwem komunikacji elektronicznej. Firma musi jednak użyć w tym celu tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego. Nie może przekazać zatrudnionemu informacji PIT-11 zwykłym e-mailem (np. w formacie PDF). Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym dane w postaci elektronicznej muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, aby wywoływały takie same skutki prawne jak dokumenty opatrzone własnoręcznym podpisem.