Podstawą bezpieczeństwa i higieny pracy w każdej organizacji jest eliminowanie zagrożeń, a w przypadku, gdy jest to niemożliwe stosowanie innych środków, np. technicznych czy rozwiązań organizacyjnych, które zminimalizują oddziaływanie zagrożenia na pracowników. Dlatego każda organizacja powinna dążyć do zdobycia wiedzy o zagrożeniach, które mogą wystąpić w zakładzie pracy. W tym celu pomocne jest wdrożenie procedury zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych.

Jest też wiele innych określeń zdarzenia potencjalnie wypadkowego, często jest ono nazywane: prawie wypadkiem, zdarzeniem bezurazowym, zdarzeniem potencjalnie urazowym, innym zdarzeniem niezakwalifikowanym jako wypadek przy pracy. Klasyfikacja zdarzeń jest charakterystyczna dla każdego zakładu pracy, który w ramach swojego systemu definiuje i rejestruje takie sytuacje.

Zwykle zdarzenie potencjalnie wypadkowe rozumie się jako  zdarzenie niepożądane, które miało miejsce w związku z wykonywaną pracą, nie spowodowało urazu pracownika lub/i uszkodzenia narzędzi pracy, ale w wyniku którego zaistniało prawdopodobieństwo wystąpienia takich skutków.

Za przykład zdarzeń potencjalnie wypadkowych można uznać:

• potknięcie się o znajdujące się w przejściach i dojściach do stanowisk pracy przeszkody, np. pozostawione pudła, przedłużacze,
• uszkodzenie opakowań materiałów reklamowych, np. rozmoczenie na skutek niewłaściwego transportu, bądź przechowywania,
• uszkodzenie gniazda elektrycznego lub przewodu zasilającego, uszkodzenie urządzenia elektrycznego, np. zalanie płynem w czasie spożywania posiłków,
• spadające narzędzia na placu budowy, czy spadające towary z regałów.

Zgłaszanie takich zdarzeń przez pracowników daje podstawę do ich analizy i zastosowania odpowiednich działań eliminujących lub ograniczających możliwość wystąpienia takich i podobnych w przyszłości. Jest to też materiał uwzględniany w ocenie ryzyka zawodowego – szczególnie cenny, bo wynikający z doświadczenia, a nie teoretycznych założeń.

Sposób rejestrowania i zgłaszania takich zdarzeń jest indywidualnym rozwiązaniem każdej organizacji, jednak dobrą praktyką jest, aby informacja opisująca zdarzenie potencjalnie wypadkowe zawierała:

• datę, czas i miejsce zdarzenia,
• opis zdarzenia,
• odchylenie (rodzaj zdarzenia),
• czynnik materialny związany z odchyleniem,
• skutki i przyczyny zdarzenia,
• podjęte działania prewencyjne.

Pamiętajmy, że obowiązek informowania o zagrożeniach wywodzi się z kodeksu pracy, a konkretnie z Art. 211, który stanowi, że pracownik jest obowiązany m.in. do: niezwłocznego zawiadomienia przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo o zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzec współpracowników, a także inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym im niebezpieczeństwie.

Prawo nie nakłada na pracodawcę konieczności rejestrowania takich sytuacji, jednak jest to podstawą do skutecznego zarządzania bezpieczeństwem w każdej organizacji.