Prawidłowa kwalifikacja wyjazdu pracownika nie jest łatwa. Ocena, czy wyjazd stanowi podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, ma istotne znaczenie dla ewentualnej odpowiedzialności pracodawcy wobec pracowników, ZUS i organów podatkowych.
Przesłanki uznania wyjazdu za podróż służbową
Definicję podróży służbowej zawiera polski Kodeks pracy w art. 775. W świetle treści tego przepisu, aby można było zakwalifikować wyjazd pracownika jako podróż służbową, wyjazd ten powinien spełniać następujące kryteria:
– Celem podróży pracownika musi być inna miejscowość niż ta, w której siedzibę ma pracodawca, a jeśli pracownik nie wykonuje pracy w siedzibie pracodawcy, celem podróży musi być inna miejscowość niż ta, w której pracownik stale wykonuje pracę.
– Pracownik powinien działać na polecenie pracodawcy, a więc powinien być kierowany na wyjazd jednostronnie przez pracodawcę, nie zaś na podstawie porozumienia (choćby ustnego), w którym warunki podróży (miejsce, czas trwania) zostaną przez niego uprzednio zaakceptowane.
– Pracownik powinien wykonywać w czasie wyjazdu konkretne, z góry określone przez pracodawcę zadanie (np. zainstalowanie konkretnego urządzenia, przeprowadzenie konkretnego szkolenia,), które tym samym nie powinno przybierać postaci wykonywania normalnej, codziennej pracy, w szczególności pod nadzorem czy zgodnie z instrukcjami przekazanymi dopiero na miejscu, na przykład przez klienta, stosownie do jego potrzeb.
Co istotne, czas przebywania przez pracownika w podróży nie ma tu dużego znaczenia. Zadanie wykonywane w podróży służbowej powinno wprawdzie mieć charakter tymczasowy i krótkotrwały jednak obowiązujące przepisy nie określają maksymalnego dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej.
Jeśli wyjazd pracownika został zakwalifikowany jako podróż służbowa, pracodawca staje się zobowiązany do wypłacenia temu pracownikowi świadczeń z tytułu podróży służbowej w wysokościach przewidzianych przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, chyba że u pracodawcy obowiązuje regulamin wynagradzania, który reguluje te kwestie odmiennie (np. w zakresie wysokości diet z tytułu podróży zagranicznych).
Świadczenia wypłacane z tytułu podróży służbowych i w wysokościach nieprzekraczających wysokości przewidzianych w rozporządzeniu, nie podlegają oskładkowaniu na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne ani opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Błędne zakwalifikowanie wyjazdu jako niestanowiącego podróży służbowej, jeśli wyjazd ten spełnia przesłanki takiej podróży, może zatem rodzić po stronie pracowników roszczenia wobec pracodawcy o zapłatę przewidzianych w rozporządzeniu świadczeń należnych nawet za okres trzech lat . Błędne zakwalifikowanie wyjazdu niespełniającego przesłanek jako stanowiącego podróż służbową i nieodprowadzanie w związku z tym od wypłacanych pracownikom świadczeń składek na ubezpieczenia i zaliczek na podatek dochodowy może natomiast skutkować m.in. ustaleniem przez ZUS lub organ podatkowy nieprzedawnionych zobowiązań pracodawcy z tytułu niezapłaconych składek i zaliczek na podatek.
Prawidłowa ocena, czy dany wyjazd jest czy też nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775Kodeksu pracy, ma zatem kluczowe znaczenie dla minimalizacji ryzyka roszczeń w działalności pracodawcy.